„Spavate“ u ofisu? Imamo rešenje

Bez obzira na broj poslovnih obaveza, eksperti tvrde da će vam ove taktike pomoći da ih obavite mnogo brže i efikasnije

Dok je većina vaših prijatelja odavno stigla kući i opušta se, vi još uvek sedite u kancelariji, završavate dnevne zadatke, družite se sa noćnim čuvarom. Da li se prepoznajete u ovoj priči? Zamolili smo stručnjake koji se bave organizacijom posla da nam otkriju kako što efikasnije da iskoristite radno vreme, obavite sve radne zadatke i da ne iritirate šefa. A evo i prve lekcije: pročitajte ovo u pauzi za ručak.

Svakoga jutra, prvo uradite najvažniji zadatak,
koji ste odredili prethodne noći pre spavanja. Ne samo što ćete na ovaj način poštedeti sebe nedoumica oko toga šta prvo da počnete da radite, nego će olakšanje koje ćete osetiti zbog realizacije najkrupnije obaveze, povećati vašu produktivnost u ostatku dana.

Pripremite se za sastanke kao da ste gost na zabavi.
Razmislite o tome na ovaj način: umesto da donosite flašu vina, ili neko posluženje, budite tačni i spremite neki konstruktivan poslovni predlog. Govorite među prvima i fokusirajte se na rešenja i akcije. Sačuvajte komentare za pauzu za kafu. Ne traćite tuđe vreme i ostali će slediti vaš primer.

Suzdržavajte se od usputnih ćaskanja sa kolegama.
Ne dozvolite da vam ova navika potroši mnogo radnog vremena, jer ćete svakako morati da ga nadoknadite. Ako vas koleginica zaustavi na hodniku, da bi vam ispričala kako se provela tokom vikenda, predložite joj susret nakon radnog vremena ili “čašicu razgovora” u pauzi za ručak ili kafu.

Postanite (ostanite) organizovani.
Da ne biste gubili vreme u potrazi za potrebnim materijalom, držite ono što vam je najvažnije na stolu – sve ostalo stavite u fioke ili na police. Ako raščistite dokumentaciju nakon završenog posla, izbeći ćete nagomilavanje stvari.

Otkrijte na šta trošite izgubljeno vreme.
Objektivno, korišćenje onlajn usluga je za mnoge neophodan segment posla, ali ako se logujete da biste čitali i gledali baš sve, to je isto kao i šoping bez stvarne potrebe. Isto se odnosi na proveru i pisanje mejlova. Sve ove aktivnosti samo ometaju obavljanje posla. Umesto toga, odredite vreme u toku radnog dana za proveru mejlova i odgovaranje na one koji su zaista važni. U suprotnom, izgubićete koncentraciju neophodnu za posao koji obavljate. Kada koristite internet, zadržite se samo na informacijama koje su vam važne za zadatak koji radite i nemojte da ”odlutate” na druge sajtove.

Primenjujte pravilo 80-20.
Razmislite o vremenu koje trošite na “doterivanje” završenog posla. Stalna potreba za perfekcijom može da bude opstruktivna i da izazove kreativnu blokadu. Eksperti peporučuju primenu pravila 80-20: 20 odsto vaših poslovnih obaveza mora da bude apsolutno savršeno, ostalih 80 odsto može da bude i “dovoljno dobro”. Prestanite da opsesivno tražite maksimalan kvalitet i shvatićete da je vaša verzija “dobrog” za šefa često “odlična”.

Planirajte raniji odlazak sa posla.
Ako često ostajete duže na poslu, postavite sebi cilj da ga napuštate pola sata ranije (u odnosu na vreme koliko se trenutno zadržavate u firmi). Kada postavite jasnu vremensku granicu, manje su šanse da uzalud trošite vreme. A ako vam je potrebna dodatna stimulacija, dogovorite susret sa prijateljicom nakon posla.

Kako da odbijete kolege
(a da zadržite popularnost) OK, možda objektivno ne možete da odbijete šefa, ali ako ste “Katica za sve” u firmi, onda treba da budete ljubazni i smireni. Recite: “Žao mi je, ali nemam vremena da ti pomognem. Raspitaću se da li neko drugi to može da učini.” I nemojte previše da se izvinjavate. Razmišljajte o tome ovako: Ako pristajete na svaki posao, koga ili šta na taj način odbijate? Prijatelje? Vašeg partnera? Sebe?

Najbolji način da napustite firmu na vreme.
Pojavite se na poslu na vreme! Ako kasnite, u većini slučajeva pokrećete lančanu reakciju kašnjenja. I, šta god radite, ne podležite sindromu “samo još nešto da uradim” na kraju poslovnog dana. Ova tendencija da obavite što više stvari sa vaše radne liste pred kraj radnog vremena najčešće vodi u dodatne sate zatočeništva u kancelariji. Ostavite te posliće za naredno jutro.

Tekst: Nataša Ćovin Foto: Dreamstime, Shutterstock